Чек из облака: зачем магазину ВКонтакте касса и как её выбрать

По 54-ФЗ все продажи в обычных и интернет-магазинах должны фискализироваться — передаваться в Федеральную налоговую службу (ФНС), так государство контролирует торговлю. Продавцов ВКонтакте это тоже касается, если они, конечно, хотят работать по закону и избежать штрафов. Собрали ответы на часто задаваемые вопросы о кассах, а заодно и разобрались, как их выбрать.

Это зависит не от категории товара и объёмов продаж, а от формы бизнеса и выбранного налогового режима.

Если вы самозанятый, по 54-ФЗ вы можете не применять онлайн-кассу, но всё равно должны фиксировать продажи в приложении «Мой налог» и отправлять чеки покупателям. По чекам ФНС посчитает налог на профессиональный доход (НПД) и пришлёт вам квитанцию со сроком оплаты.

Если вы индивидуальный предприниматель (ИП) или юридическое лицо, то по 54-ФЗ вы обязаны фискализировать все продажи. Исключения есть, но их очень немного. Например, магазин, в котором продаются изделия художественных промыслов, может работать без онлайн-кассы. Однако предварительно стоит узнать, подпадает ли товар под это понятие (поможет перечень видов производств и групп изделий народных художественных промыслов), и получить решение художественно-экспертного совета: даже если вы делаете мыло по старорусской технологии, это ещё придётся доказать.

Без онлайн-кассы также могут работать ИП на патенте, но при этом у них должна быть открыта физическая точка, в которой покупатель может оплатить и получить свой заказ. Магазин ВКонтакте в таком случае можно использоваться только как витрину.

Есть минимум три причины:

• Этого требует 54-ФЗ. Есть исключения и нюансы, но если вы что-то продаёте, придётся делать это по закону. За неприменение кассы ИП могут оштрафовать на ¼ —½ от суммы покупки, но не менее 10 000 рублей; для юридического лица штраф составит от ¾ до одного размера суммы расчёта без использования кассы, но не менее 30 000 рублей.

• Касса — это удобно. С ней можно отслеживать выручку, анализировать продажи и планировать закупки, чтобы вовремя заказать или изготовить следующую партию товара.

• Чтобы принимать платежи через VK Pay и получать деньги на расчётный счёт компании или ИП. Такой способ оплаты точно повысит лояльность клиентов: сервисом уже пользуются 20 млн человек, а в прошлом году через него совершили более 700 млн покупок.

С 2017 года по 54-ФЗ все кассы старого образца были сняты с регистрации, и работа на них стала незаконной. С того же года предприниматели начали переходить на торговлю через онлайн-кассы: они подключены к интернету и передают данные о каждом пробитом чеке в ФНС. Кассы бывают двух видов: физические и облачные.

Магазин, у которого есть торговая точка или пункт выдачи заказов, может приобрести или арендовать физическую онлайн-кассу. Покупка и установка самой простой кассы с фискальным накопителем, которая выдаёт бумажные чеки и отправляет данные в налоговую, обойдётся примерно в 15 000 рублей. Кассу нужно подключить к интернету, но если с ним бывают перебои (например, когда магазин работает в подвальном помещении или на выездном мероприятии), волноваться не стоит: установленный внутри онлайн-кассы фискальный накопитель продолжит формировать чеки и передаст их в ФНС, как только появится интернет-соединение. Не помешает продавцу и запас чековой ленты: она может закончиться, поэтому лучше держать рулон под рукой.

Если вы продаёте только через интернет, подойдёт облачная онлайн-касса. Сам кассовый аппарат при этом будет находиться в центре обработки данных (ЦОД) облачного сервиса, а вы сможете пользоваться им с любого устройства или подключить по API к платёжной форме своего магазина. Облачная касса отправит чеки в налоговую и покупателю (на почту или по номеру телефона), а все данные о продажах будут храниться в личном кабинете.

С магазином ВКонтакте можно использовать облачные кассы АТОЛ, «Эвотор», «Тинькофф Касса», «ОФД Онлайн», «ЮKassa» и другие. Самый удобный вариант — АТОЛ: касса полностью интегрирована с ВКонтакте, что позволяет настроить автоматическую отправку чеков при покупке и возврате товара. К тому же для продавцов платформы действуют выгодные условия подключения: месяц аренды кассы стоит 2200 рублей.

Важный момент: предприниматели могут использовать только онлайн-кассы, входящие в реестр контрольно-кассовой техники (ККТ). Его ведёт Федеральная налоговая служба — загляните в список перед покупкой аппарата или заключением договора об аренде.

Нет, впереди ещё два этапа. Сначала нужно выбрать оператора фискальных данных (ОФД) из одобренного ФНС списка и заключить с ним договор, а потом зарегистрировать кассу в налоговой.

ОФД — это посредник между предпринимателем и налоговой службой: его задача — передавать информацию с онлайн-кассы в ФНС и обеспечивать её конфиденциальность, защиту и хранение в течение пяти лет. С помощью ОФД можно не только передавать чеки в налоговую через интернет, но и контролировать кассы (например, если у вас несколько розничных точек), узнавать, когда пора менять фискальный накопитель, смотреть аналитику по продажам и получать отчёты по выручке.

Цена у всех ОФД практически одинаковая — около 3 000 рублей за одну кассу в год, а вот дополнительные возможности могут отличаться.

В облачной кассе стоимость услуг ОФД может быть включена в тариф — обычно облачный сервис-партнёр одновременно является и ОФД, как, например, в сервисе «Цифровая касса» у «Эвотора».

Это можно сделать как дистанционно с помощью ОФД, так и лично в налоговой. Первый способ проще, однако для него вам потребуется квалифицированная электронная подпись на имя ИП или директора ООО. Получить её можно в налоговой (бесплатно, но придётся купить носитель ключевой информации — USB-флешку, на которую запишут подпись) или в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Если квалифицированная электронная подпись есть, то при заключении договора с ОФД нужно выбрать пакет с регистрацией кассы и подключить ККТ в личном кабинете на сайте налоговой. В разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ», заполните и отправьте заявление, в ответ налоговая пришлёт вам карточку с регистрационным номером кассы. Затем фискализируйте кассу, внесите сведения из отчёта о фискализации в заявку на подключение кассы в личном кабинете на сайте ФНС и нажмите кнопку «Подписать и отправить». Всё это нужно сделать в течение рабочего дня с того момента, как вы получили уведомление с регистрационным номером кассы. После этого в личном кабинете появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Если у вас нет электронной подписи, нужно распечатать заявление, заполнить его и отнести в любое отделение ФНС, там вам выдадут регистрационный номер ККТ. Останется только внести номер в кассу, распечатать отчёт о фискализации и отдать в налоговую. Лайфхак: берите кассу с собой и приходите в отделение ФНС прямо с ней, чтобы сделать всё на месте.

С точки зрения торговли чек — это договор купли-продажи, который защищает и вас, и покупателя: он поможет при необходимости вернуть товар и будет подспорьем, если у клиента возникнут претензии. Поэтому чеки нужно отправлять покупателям, это обязанность продавца по 54-ФЗ: магазин, который не выдаст чек, могут оштрафовать на сумму до 10 000 рублей.

Требования к электронному чеку прописаны в 54-ФЗ: он должен содержать регистрационный номер кассового аппарата, дату и время проведения расчётов, сумму покупки, реквизиты предпринимателя и другие данные. Ссылку на него можно вставить прямо в заказ — и в Магазине ВКонтакте, и в «Мультимаркете» для этого есть специальное поле в карточке.